−70% de tiempo en documentación, expedientes organizados y clientes informados en tiempo real
Una agencia inmobiliaria generaba cada contrato copiando plantillas Word con datos de cliente a mano. Con FunDocs, redujo un 70% el tiempo en gestión documental, centralizó todos los expedientes y empezó a compartir actualizaciones del estado de cada operación directamente con sus clientes.
Cada agente tenía su propia versión de la plantilla
La agencia generaba alrededor de 40 contratos al mes: arrendamientos, compraventas, mandatos de venta, hojas de encargo. Cada tipo tenía su plantilla Word, pero cada agente tenía guardada su propia copia local, a menudo con modificaciones propias y con versiones distintas de las cláusulas.
Cuando el departamento jurídico actualizaba una cláusula, tardaban semanas en saber si todos los agentes estaban usando la versión correcta. En una ocasión, un contrato llegó a firma con cláusulas desactualizadas que habían quedado obsoletas 6 meses antes.
Problemas recurrentes
- Cada agente usaba su propia copia local de la plantilla
- Actualizaciones jurídicas que tardaban semanas en llegar a todos
- Datos de cliente mal copiados: DNI, dirección, referencia catastral
- Expedientes dispersos: carpetas locales, email, escritorio
- Sin trazabilidad de qué versión firmó cada cliente
Una fuente única de verdad para todos los documentos
FunDocs centralizó todas las plantillas en un único repositorio controlado por el departamento jurídico. Cada agente rellena un formulario con los datos del cliente y la operación, y el contrato correcto se genera automáticamente con las cláusulas actualizadas.
Plantillas centralizadas y versionadas
El departamento jurídico gestiona las plantillas desde un panel central. Cuando se actualiza una cláusula, todos los agentes usan automáticamente la nueva versión.
Variables reutilizables
Datos del cliente, inmueble y operación se introducen una vez y se insertan en todos los campos del contrato. Sin copiar, sin pegar, sin errores de transcripción.
Generación en un clic
El agente selecciona el tipo de contrato, revisa los datos precargados del expediente del cliente y genera el documento listo para firma en segundos.
Expediente centralizado
Cada documento generado queda vinculado al expediente del cliente en FunDocs. Todo accesible desde cualquier dispositivo, con búsqueda inteligente por cliente, inmueble o cláusula.
Menos burocracia, expedientes organizados y clientes más informados
- −70% de tiempo en gestión documentalBuscar la plantilla, copiar los datos, revisar que no haya errores — todo eso desapareció. Los contratos se generan en menos de 4 minutos desde que el agente abre el formulario.
- Expedientes siempre organizados y localizables en segundosCada documento queda vinculado automáticamente al expediente del cliente. Búsqueda por cliente, inmueble, fecha o tipo de contrato — sin carpetas locales, sin pedir documentos por email.
- Clientes informados en tiempo real del estado de su operaciónFunDocs permite compartir actualizaciones del expediente directamente con el cliente. Cada vez que avanza una fase — oferta aceptada, contrato generado, firma pendiente — el cliente lo recibe sin que el agente tenga que llamar ni redactar un email.
- 0 incidencias por cláusulas desactualizadasEl departamento jurídico controla las plantillas en un solo lugar. Todos los agentes trabajan siempre con la versión vigente, sin necesidad de distribuir ficheros ni hacer seguimiento.
Producto utilizado
FunDocs — generación automática de documentos y gestión de expedientes¿Tu equipo pierde tiempo con documentos que podrían generarse solos?
Si tienes documentos repetitivos que siempre contienen los mismos datos, hay una forma más rápida de hacerlos. Cuéntanos cuáles son.